ระบบบริหารการกระจายสินค้า (vsrdms)

เข้าชม 11 ครั้ง

ภาพรวมระบบบริหารการกระจายสินค้า (VSRDMS)

ระบบ VSRDMS เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการจัดส่งสินค้าและควบคุมยอดเก็บเงินของพนักงานขับรถหรือเซลล์ (Van Sales) อย่างครบวงจร ตั้งแต่การเปิดออเดอร์ จัดรถ เบิกสินค้าขึ้นรถ ไปจนถึงการเคลียร์เงินและสรุปยอดส่งบัญชีในแต่ละวัน

ลำดับการทำงาน (Workflow) 5 ขั้นตอน

1. สร้างบิลรอจัดส่ง (Create Delivery Order) เป็นขั้นตอนแรกในการรับคำสั่งซื้อและเตรียมการจัดส่ง โดยมีรายละเอียดดังนี้:

  • ผู้ใช้งานสามารถสร้างใบสั่งซื้อใหม่ โดยระบุวันที่สั่งซื้อ วันที่ต้องการส่งมอบ ลูกค้า และสายทางจัดส่ง

  • เพิ่มรายการสินค้าที่ต้องการจัดส่ง ระบุจำนวน ราคาต่อหน่วย และการคิดภาษี (VAT)

  • สามารถระบุสถานะการชำระเงิน (เช่น ยังไม่ได้ชำระ) และสถานะการจัดส่ง (เช่น รอจัดส่ง) ได้อย่างชัดเจน

  • เมื่อบันทึกแล้ว บิลจะไปอยู่ในหน้ารวมสถานะ "รอจัดส่ง" เพื่อรอการนำไปจัดเข้าทริปรถในขั้นตอนต่อไป

2. สร้างทริปวิ่งรถ (Create Trip & Dispatch) การจัดการเส้นทางและกำหนดรถที่จะใช้ในการวิ่งส่งสินค้า:

  • สร้างทริปวิ่งรถใหม่ โดยระบุวันที่และเวลาที่ออกรถ รวมถึงเลือกสายทางหลัก (Route)

  • กำหนดข้อมูลพาหนะและพนักงาน เช่น ทะเบียนรถบรรทุก เลขไมล์ก่อนออก พนักงานขับรถ/เซลล์ และพนักงานติดรถ

  • สามารถระบุ "เงินนำทาง" หรือเงินทอน/เงินทดรองจ่าย ให้กับพนักงานขับรถได้

  • ระบบจะแสดงรายการบิลสินค้าที่ตรงกับสายทางนั้นๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานติ๊กเลือกบิลที่ต้องการนำขึ้นรถในทริปนี้

3. จัดการรายการจัดสินค้า (Picking & Loading) กระบวนการเบิกสินค้าออกจากคลังเพื่อนำขึ้นรถ:

  • ระบบจะรวบรวมรายการสินค้าจากทุกบิลในทริปนั้นๆ มาทำเป็น "ใบรวมจัดสินค้าขึ้นรถ (Consolidated Picking)" เพื่อให้ทราบจำนวนรวมของสินค้าแต่ละ SKU ที่ต้องเบิก

  • สามารถพิมพ์ "ใบเบิกจัดสินค้าขึ้นรถ (PICKING LIST)" เพื่อเป็นเอกสารให้พนักงานคลังสินค้าใช้ในการเตรียมของและตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำขึ้นรถ

  • เมื่อนำสินค้าขึ้นรถเรียบร้อยแล้ว สามารถกดยืนยันรถออกเดินทางเพื่อเปลี่ยนสถานะในระบบได้

4. สรุปการขายประจำวัน (Daily Sales Summary & Clearance) เมื่อรถวิ่งกลับมาถึงหน้าบริษัท จะเข้าสู่ขั้นตอนการเคลียร์เงินและค่าใช้จ่าย:

  • บันทึกข้อมูลการเดินทาง: ระบุเวลาเข้า และเลขไมล์เข้า เพื่อให้ระบบคำนวณระยะทางที่วิ่งรวมถึงอัตราสิ้นเปลืองน้ำมัน

  • เคลียร์ยอดเงินตามบิล: พนักงานสามารถบันทึกยอดเงินที่เก็บได้จริงในแต่ละบิล โดยแยกประเภทได้ทั้ง เงินสดโอน และเช็ค

  • บันทึกค่าใช้จ่ายระหว่างทริป: สามารถเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงระหว่างทางได้ เช่น ค่าที่พัก, ค่าจ้างลงสินค้า, ค่าเชื้อเพลิง หรือเบี้ยเลี้ยง

  • สรุปยอดเงินส่ง: ระบบจะคำนวณยอดเงินที่ต้องส่งคืนบริษัทโดยอัตโนมัติ (เงินนำทาง + ยอดเก็บเงินลูกค้า - ค่าใช้จ่าย) และเปรียบเทียบกับจำนวนเงินที่พนักงานส่งมอบจริง เพื่อแสดงยอด "เงินเกิน/ขาด" ได้อย่างแม่นยำ

5. พิมพ์รายงานส่งบัญชี (Print Accounting Reports) ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการปิดจ๊อบในแต่ละวัน:

  • หลังจากตรวจสอบและบันทึกใบสรุปการขายเรียบร้อยแล้ว สามารถพิมพ์รายงานสรุปยอดขาย การเก็บเงิน และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของทริปนั้นๆ

  • ส่งเอกสารรายงานพร้อมเงินสดและสลิปโอนเงินให้กับแผนกบัญชี เพื่อทำการตรวจสอบและปิดยอดประจำวันได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบได้

คุณสามารถนำข้อความนี้ไปปรับใช้ร่วมกับภาพประกอบบนเว็บไซต์ เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพรวมการทำงานที่โปร่งใสและตรวจสอบได้ทุกขั้นตอนของระบบครับ